Zpracování osobních údajů pro dodavatele a odběratele

A. Jaké osobní údaje zpracováváme?

Zpracováváme následující osobní údaje:

1. Identifikační údaje, kterými se rozumí zejména jméno, příjmení, titul, rodné číslo, bylo-li přiděleno, jinak datum narození, místo a stát narození, adresa trvalého pobytu apod.,
2. Kontaktní údaje, kterými se rozumí osobní údaje, které nám umožňují kontakt s Vámi, zejména kontaktní adresa, telefonní číslo, e-mailová adresa apod.,
3. Bankovní a finanční údaje, kterými se rozumí zejména číslo účtu, kód banky apod.,
4. Informace související s plněním smlouvy, kterými se rozumí zejména údaje prokazující splnění kvalifikačních požadavků nebo záznamy vzájemné komunikace.

B. Proč osobní údaje zpracováváme a co nás k tomu opravňuje?

 Osobní údaje zpracováváme pro následující účely:

1. realizace zadávacího řízení;
2. uzavření a plnění smluv s obchodními partnery, a to na základě plnění smlouvy, je-li obchodní partner fyzickou osobu, nebo na základě našeho oprávněného zájmu na plnění takové smlouvy, jde-li o fyzickou osobu, která obchodního partnera zastupuje nebo se jinak podílí na plnění smlouvy;
3. vnitřní administrativní potřeby, tvorba statistik a evidencí, a to na základě našeho oprávněného zájmu na zajištění řádné evidence uzavřených smluv s obchodními partnery a oprávněného zájmu na řízení vztahů s obchodními partnery a optimalizaci procesů;
4. ochrana majetku a osob, a to na základě našeho oprávněného zájmu na zajištění ochrany našeho majetku, majetku zaměstnanců a třetích osob a zajištění bezpečnosti;
5. ochrana právních nároků, a to na základě našeho oprávněného zájmu na zajištění řádné ochrany a účinného uplatňování našich práv a nároků;
6. plnění obecných zákonných povinností, zejména v oblasti daňové a účetní, a to na základě právní povinnosti, která se na nás jako na správce vztahuje.

C. Z jakých zdrojů osobní údaje získáváme a jak dlouho je zpracováváme?

Osobní údaje získáváme přímo od Vás tím, že nám je vyplníte na příslušných formulářích a ve smluvní dokumentaci. Vedle toho v omezeném rozsahu získáváme a dále zpracováváme osobní údaje z veřejně dostupných zdrojů, kterými jsou veřejné evidence (např. insolvenční rejstřík nebo evidence exekucí), a to vždy v souladu se zákonnými požadavky.

Osobní údaje uchováváme v nezbytném rozsahu po dobu:

1. trvání smlouvy v případě účelu dle písmene b) výše;
2. po dobu trvání promlčecí doby, včetně doby pokrývající její případné stavení či přerušení, typicky však ne déle než 10 let po ukončení účinnosti smlouvy v případě účelů pod písmeny c) až e) výše;
3. plnění příslušných zákonných povinnosti v případě účelů pod písmeny a) a f) výše.

D. Kdo Vaše osobní údaje zpracovává a komu je předáváme?

Všechny zmíněné osobní údaje zpracováváme my jako správce. To znamená, že my stanovujeme shora vymezené účely, pro které Vaše osobní údaje shromažďujeme, určujeme prostředky zpracování a odpovídáme za jeho řádné provedení.

Pro zpracování osobních údajů rovněž využíváme služeb dalších zpracovatelů, kteří osobní údaje zpracovávají na náš pokyn. Takovými zpracovateli jsou zejména:

1. poskytovatelé informačních systémů a technické infrastruktury v případě, kdy spravují interní systémy pro správu osobních údajů pro účely vnitřní administrativní potřeby,
2. naše účetní společnost v případě zpracování identifikačních a kontaktních údajů, bankovních informací pro účely plnění našich právních povinností souvisejících s účetnictvím.

Všichni zpracovatelé jsou zavázáni zpracovatelskou smlouvou k plnění požadavků dle právních předpisů na ochranu osobních údajů, zejména k ochraně Vašich osobních údajů.

Dále jsme povinni zpracovávané osobní údaje předávat orgánům státní správy, soudům, orgánům činným v trestním řízení, orgánům dohledu v případě, že nás o to požádají, či auditním společnostem, pokud je to vyžadováno právními předpisy, případně pak specificky i Ministerstvu financí.

E. Jaká máte práva při zpracování osobních údajů?

Stejně jako my máme svá práva a povinnosti při zpracování Vašich osobních údajů, máte také Vy při zpracování Vašich osobních údajů určitá práva. Mezi tato práva patří:

Právo na přístup

Zjednodušeně řečeno máte právo vědět, jaké údaje o Vás zpracováváme, za jakým účelem, po jakou dobu, kde Vaše osobní údaje získáváme, komu je předáváme, kdo je mimo nás zpracovává a jaká máte další práva související se zpracováním Vašich osobních údajů. To vše jste se dozvěděl v tomto Informačním memorandu. Pokud si však nejste jistý, které osobní údaje o Vás zpracováváme, můžete nás požádat o potvrzení, zda osobní údaje, které se Vás týkají, jsou či nejsou z naší strany zpracovávány, a pokud tomu tak je, máte právo získat přístup k těmto osobním údajům. V rámci práva na přístup nás můžete požádat o kopii zpracovávaných osobních údajů, přičemž první kopii Vám poskytneme bezplatně a další kopie s poplatkem.

Právo na opravu

Chybovat je lidské. Pokud zjistíte, že osobní údaje, které o Vás zpracováváme, jsou nepřesné nebo neúplné, máte právo na to, abychom je bez zbytečného odkladu opravili, popřípadě doplnili.

Právo na výmaz

V některých případech máte právo, abychom Vaše osobní údaje vymazali. Vaše osobní údaje bez zbytečného odkladu vymažeme, pokud je splněn některý z následujících důvodů:

• Vaše osobní údaje již nepotřebujeme pro účely, pro které jsme je zpracovávali,
• odvoláte souhlas se zpracováním osobních údajů, přičemž se jedná o údaje, k jejichž zpracování je Váš souhlas nezbytný, a zároveň nemáme jiný důvod, proč tyto údaje potřebujeme nadále zpracovávat (například pro obhajobu našich právních nároků),
• využijete svého práva vznést námitku proti zpracování (viz níže kapitola „Právo vznést námitku proti zpracování“) u osobních údajů, které zpracováváme na základě našich oprávněných zájmů, a my shledáme, že již žádné takové oprávněné zájmy, které by toto zpracování opravňovaly, nemáme, nebo
• ukáže se, že námi prováděné zpracování osobních údajů přestalo být v souladu s obecně závaznými předpisy.

Ale mějte prosím na paměti, že i když půjde o jeden z těchto důvodů, neznamená to, že ihned smažeme všechny Vaše osobní údaje. Toto právo se totiž neuplatní v případě, že zpracování Vašich osobních údajů je i nadále nezbytné pro:

• splnění naší právní povinnosti (viz výše kapitola „Zpracování bez Vašeho souhlasu – na základě našich plnění právních povinností“),
• účely archivace, vědeckého či historického výzkumu či pro statistické účely, nebo
• určení, výkon nebo obhajobu našich právních nároků.

Právo na omezení zpracování

V některých případech můžete kromě práva na výmaz využít právo na omezení zpracování osobních údajů. Toto právo Vám umožňuje v určitých případech požadovat, aby došlo k označení Vašich osobních údajů a tyto údaje nebyly předmětem žádných dalších operací zpracování, avšak nikoliv navždy (jako v případě práva na výmaz), ale po omezenou dobu. Těmito případy, kdy musíme omezit zpracování Vašich osobních údajů, jsou situace, kdy:

• popíráte přesnost osobních údajů, než se dohodneme, jaké údaje jsou správné,
• Vaše osobní údaje zpracováváme bez dostatečného právního základu (např. nad rámec toho, co zpracovávat musíme), ale Vy budete před výmazem takových údajů upřednostňovat pouze jejich omezení (např. pokud očekáváte, že byste nám v budoucnu takové údaje stejně poskytl),
• Vaše osobní údaje již nepotřebujeme pro shora uvedené účely zpracování, ale Vy je požadujete pro určení, výkon nebo obhajobu svých právních nároků, nebo
• vznesete námitku proti zpracování. Právo na námitku je podrobněji popsáno níže v kapitole „Právo vznést námitku proti zpracování“. Po dobu, po kterou šetříme, je-li Vaše námitka oprávněná, jsme povinni zpracování Vašich osobních údajů omezit.

Právo na přenositelnost

Máte právo od nás získat všechny Vaše osobní údaje, které jste nám Vy sám poskytl a které zpracováváme na základě Vašeho souhlasu nebo na základě plnění smlouvy (viz výše kapitola „Zpracování bez Vašeho souhlasu – na základě plnění smlouvy“). Vaše osobní údaje Vám poskytneme ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu. Abychom mohli na Vaši žádost údaje snadno převést, může se jednat pouze o údaje, které zpracováváme automatizovaně v našich elektronických databázích. Touto formou Vám tedy nemůžeme přenést vždy a za všech okolností všechny údaje, které jste vyplnil v našich formulářích (například Váš vlastnoruční podpis).

Právo vznést námitku proti zpracování

Máte právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů, k němuž dochází na základě našeho oprávněného zájmu či splnění úkolu ve veřejném zájmu (viz výše kapitoly „Zpracování bez Vašeho souhlasu – na základě našich oprávněných zájmů“ a „Zpracování bez Vašeho souhlasu – na základě splnění úkolu ve veřejném zájmu“). Vaše osobní údaje v takovém případě nebudeme pro daný účel dále zpracovávat, pokud nebudeme mít závažné oprávněné důvody pro to, abychom v takovém zpracování pokračovali.

Právo podat stížnost

Uplatněním práv výše uvedeným způsobem není nijak dotčeno Vaše právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, a to způsobem uvedeným níže v kapitole „Jak lze uplatnit jednotlivá práva?“. Toto právo můžete uplatnit zejména v případě, že se domníváte, že Vaše osobní údaje zpracováváme neoprávněně nebo v rozporu s obecně závaznými právními předpisy.

Stížnost proti námi prováděnému zpracování osobních údajů můžete podat u Úřadu pro ochranu osobních údajů, který sídlí na adrese Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7.

F. Jak lze uplatnit jednotlivá práva?

Ve všech záležitostech souvisejících se zpracováním Vašich osobních údajů, ať již jde o dotaz, uplatnění práva, podání stížnosti či cokoliv jiného, se můžete obracet na našeho pověřence pro ochranu osobních údajů.

Pověřence lze kontaktovat kterýmkoliv z následujících prostředků:

Emailem na: poverenec@spcss.cz

Písemně na adrese: Státní pokladna Centrum sdílených služeb, s. p., Na Vápence 915/14, 130 00 Praha 3

Aktuální kontaktní informace jsou dostupné na našich webových stránkách.

Vaši žádost vyřídíme bez zbytečného odkladu, maximálně však do jednoho měsíce. Ve výjimečných případech, zejména z důvodu složitosti Vašeho požadavku, jsme oprávněni tuto lhůtu prodloužit o další dva měsíce. O takovém případném prodloužení a jeho zdůvodnění Vás samozřejmě budeme informovat.